Privacyverklaring

PEPS Tools (peps.tools) is een onderdeel van PEPS Media, Prinseneiland 12a, 1013 LR Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56369751 (btw-nummer NL001683902B41). In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken via peps.tools en via onze factuurtool Ai Invoices (invoices.peps.tools), waarom we dat doen, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren.

Onze andere tools, zoals ResolveBrain, PEPS To Do en Phone Filter, draaien op hun eigen website en hebben daar een eigen privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

PEPS Media is verantwoordelijk voor de gegevens van je account, je bestellingen, je contact met ons en je bezoek aan peps.tools.

Voor de facturen die je in Ai Invoices verwerkt, ben jij (of de onderneming waarvoor je werkt) verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Wat we met die gegevens wel en niet mogen, staat in onze verwerkersovereenkomst.

Vragen over privacy? Mail naar [email protected].

2. Je account

Als je een account aanmaakt, verwerken we je naam, emailadres, gebruikersnaam en wachtwoord. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op. We gebruiken deze gegevens om je account aan te maken, je te laten inloggen en contact met je te houden over je account. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst. We bewaren ze zolang je account bestaat.

3. Bestellingen en betalingen

Koop je credits, dan verwerken we je naam, emailadres, factuurgegevens (zoals bedrijfsnaam, adres en btw-nummer als je die invult), je bestelling en de betaalstatus. Betalingen lopen via Mollie; wij ontvangen geen volledige bank- of kaartgegevens. Voor elke bestelling maken we een factuur in onze eigen boekhouding (Moneybird). Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke plicht om een administratie te voeren. We bewaren deze gegevens 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.

4. Contact

Stuur je ons een bericht via een contactformulier of per email, dan verwerken we je naam, emailadres en je bericht om je vraag te beantwoorden. Je ontvangt automatisch een bevestiging. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden. We bewaren berichten zolang dat nodig is voor het contact met jou.

5. Websitestatistieken

We gebruiken Google Analytics om te zien hoe onze website en tools worden gebruikt. Dat doen we met privacyvriendelijke instellingen: Google Signals en advertentiepersonalisatie staan uit. Google Analytics verwerkt een pseudonieme bezoekers-ID, de bezochte pagina's, apparaat- en browsergegevens, een globale locatie en of je een account hebt aangemaakt of een aankoop hebt gedaan (zonder je naam of emailadres). Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website en tools te verbeteren. Google bewaart deze gegevens hooguit 14 maanden.

6. Advertentiemeting via LinkedIn

Alleen als je via een LinkedIn-advertentie op peps.tools komt, onthouden we de klik-ID die LinkedIn aan de link toevoegt (cookie, 90 dagen). Maak je daarna een account aan of koop je credits, dan melden we dat aan LinkedIn met die klik-ID en je emailadres in onherleidbaar versleutelde (gehashte) vorm, en bij een aankoop het bedrag. Zo zien we welke advertenties werken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze advertenties te meten. Kom je niet via LinkedIn, dan sturen we niets naar LinkedIn.

7. Ai Invoices: je facturen

Facturen die je uploadt, bevatten vaak persoonsgegevens van leveranciers en hun contactpersonen, zoals namen, adressen, emailadressen, telefoonnummers en IBAN's. Hieronder lees je precies wat we daarmee doen.

Zonder Opslaan in account (standaard)

• Het factuurbestand staat versleuteld op onze server zolang het wacht op verwerking en wordt verwerkt. Daarna verwijderen we het direct.
• De uitgelezen gegevens blijven 2 uur beschikbaar, zodat je resultaat terugkomt als je de pagina herlaadt. Daarna wissen we ze.
• Per verwerking houden we alleen de bestandsnaam, het tijdstip en een controlegetal bij. Daarmee voorkomen we dat dezelfde upload twee keer credits kost.

Met Opslaan in account

• We bewaren de factuurregels (zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en categorie) totdat je ze zelf verwijdert.
• De factuurbestanden bewaren we versleuteld, alleen voor het huidige en het vorige kwartaal (op basis van de factuurdatum). Oudere bestanden verwijderen we automatisch.
• Ai Invoices is geen archief. Bewaar je eigen administratie zelf, ook voor de wettelijke bewaarplicht.

Land van leveranciers

Kies je in de factuurtabel zelf het land van een leverancier, dan onthouden we dat per administratie: de naam van de leverancier en de landcode. We gebruiken het alleen om het land in te vullen bij latere facturen van die leverancier waarop geen land staat. Zet je het land terug op onbekend, dan wissen we het. Het verdwijnt ook als je de administratie of je account verwijdert.

Uitlezen met Ai

Om een factuur uit te lezen, sturen we de tekst of afbeelding van de factuur en je bedrijfsnaam naar een Ai-dienst: xAI (standaard) of OpenAI, beide in de Verenigde Staten. Beide partijen gebruiken gegevens die via hun API binnenkomen niet om hun modellen te trainen. Ze bewaren verzoeken hooguit 30 dagen om misbruik te kunnen controleren en verwijderen ze daarna. Wij vragen ze bovendien om de antwoorden niet op te slaan.

Moneybird-koppeling

Koppel je Moneybird, dan bewaren we je Moneybird API-sleutel versleuteld. We sturen facturen alleen naar Moneybird als jij daarvoor kiest; vanaf dat moment staan ze in jouw eigen Moneybird-administratie. In je credithistorie leggen we per verstuurde factuur de leverancier en het factuurnummer vast, zodat je kunt zien waar je credits naartoe zijn gegaan.

Betaalbestand

Voor het betaalbestand bewaren we per administratie je eigen naam, IBAN en BIC. De gegevens die we uit te betalen facturen lezen (ontvanger, IBAN, betalingskenmerk en bedrag) blijven 2 uur beschikbaar. Download je een betaalbestand, dan onthouden we per leverancier het IBAN. Zo waarschuwen we je als een leverancier ineens een ander rekeningnummer gebruikt, een veelgebruikte truc bij fraude. Het betaalbestand zelf bewaren we niet, en we voeren nooit betalingen uit.

Technische logbestanden

Onze servers houden technische logbestanden bij. Die kunnen bestandsnamen, je bedrijfsnaam en factuurnummers bevatten. We gebruiken ze alleen om storingen en fouten op te sporen en bewaren ze niet langer dan daarvoor nodig is.

Verwijderen

Opgeslagen facturen en administraties verwijder je zelf in de tool. Wil je je account laten verwijderen, mail dan naar [email protected]. We wissen dan al je gegevens in Ai Invoices, inclusief opgeslagen bestanden en je Moneybird-koppeling. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals bestellingen en facturen voor credits, houden we tot het einde van de bewaarplicht.

Geen geautomatiseerde besluiten

Ai leest je facturen uit, maar neemt geen besluiten over personen. Jij controleert en bepaalt wat je met de resultaten doet.

8. Cookies en opslag in je browser

9. Met wie delen we gegevens?

We verkopen nooit gegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren:

Komen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast verstrekken we gegevens als de wet ons daartoe verplicht.

10. Beveiliging

We beveiligen je gegevens onder meer met:

• versleutelde verbindingen (HTTPS) voor alle verkeer;
• versleutelde opslag van uploads tijdens de verwerking, opgeslagen facturen en Moneybird API-sleutels;
• servers in Nederland en Duitsland, alleen toegankelijk voor onze beheerders;
• strikte scheiding van gegevens per gebruiker en per administratie;
• verwerking van elke factuur in een afgeschermd proces.

11. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Mail je verzoek naar [email protected]; we reageren binnen een maand.

Staan jouw gegevens op een factuur die een klant van ons heeft verwerkt? Neem dan eerst contact op met die klant, want die is verantwoordelijk voor die gegevens. Wij helpen de klant daarbij.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf aan klanten met een account.