Algemene voorwaarden

1. Definities

• PEPS Media: PEPS Media, Prinseneiland 12a, 1013 LR Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56369751, btw-nummer NL001683902B41, die PEPS Tools aanbiedt.
• Klant: de onderneming of professional die een account aanmaakt, credits koopt of de Dienst gebruikt.
• Dienst: de website peps.tools en de tools die daar worden aangeboden, waaronder Ai Invoices op invoices.peps.tools, met de functies voor factuurverwerking, Moneybird-koppeling en betaalbestanden.
• Credits: tegoed dat de Klant vooraf koopt of krijgt en gebruikt om de Dienst te gebruiken.
• Resultaten: alle gegevens, bestanden en voorstellen die de Dienst maakt, zoals uitgelezen factuurgegevens, btw-klassen, categorieën, Excel-bestanden, Moneybird-boekingen en betaalbestanden.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst, elk account en elke bestelling.
2. De verwerkersovereenkomst is onderdeel van deze voorwaarden.
3. Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet. Afwijkingen gelden alleen als PEPS Media die schriftelijk heeft bevestigd.
4. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.
5. Voor andere tools van PEPS Media met een eigen website gelden de voorwaarden op die website. Zijn daar geen voorwaarden, dan gelden deze.

3. Alleen voor ondernemers

De Dienst is bedoeld voor ondernemers, organisaties en professionals. Door een account aan te maken of credits te kopen, verklaart de Klant dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bepalingen die alleen voor consumenten gelden, zoals het herroepingsrecht, zijn daarom niet van toepassing.

4. Account

1. De Klant geeft bij het aanmaken van een account juiste en volledige gegevens.
2. De Klant houdt zijn inloggegevens geheim en is verantwoordelijk voor al het gebruik van zijn account.
3. Gratis startcredits zijn bedoeld om de Dienst te proberen: één keer per onderneming. PEPS Media mag de hoeveelheid gratis credits altijd wijzigen of stoppen, en mag accounts blokkeren of credits intrekken bij misbruik, zoals het aanmaken van meerdere accounts.

5. Credits, prijzen en betaling

1. Prijzen staan op de website en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Credits worden vooraf betaald via de aangeboden betaalmethoden en na ontvangst van de betaling bijgeschreven.
3. Een verwerkte factuur kost 1 credit, ook als die voor een betaalbestand wordt gebruikt. Een factuur naar Moneybird sturen kost 0,5 credit. Een credit wordt afgeschreven zodra een factuur voor verwerking is geaccepteerd, ook als het Resultaat onjuist of onvolledig blijkt. Upload de Klant binnen 2 uur hetzelfde bestand opnieuw op dezelfde pagina, dan kost dat geen credit, maximaal drie keer per betaalde upload.
4. Credits verlopen niet zolang het account bestaat en de Dienst wordt aangeboden. Credits zijn persoonlijk, niet overdraagbaar en niet inwisselbaar voor geld.
5. Gekochte credits worden niet terugbetaald, ook niet als de Klant stopt met de Dienst of zijn account laat verwijderen.
6. PEPS Media mag prijzen en het aantal credits per handeling wijzigen. Dat geldt niet voor credits die de Klant al heeft gekocht; die behouden hun waarde in aantal credits.

6. De Dienst en Ai-resultaten

1. De Dienst gebruikt kunstmatige intelligentie (Ai) om facturen en betaalgegevens uit te lezen. Ai kan fouten maken in onder meer bedragen, btw, datums, factuurnummers, leveranciers, categorieën en IBAN's.
2. De Klant controleert alle Resultaten zelf voordat hij ze gebruikt, bijvoorbeeld in zijn boekhouding, btw-aangifte, Moneybird of bij betalingen. Waarschuwingen en markeringen in de Dienst zijn een hulpmiddel en geen garantie dat andere Resultaten juist zijn.
3. De Dienst geeft geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies. De Klant blijft volledig verantwoordelijk voor zijn eigen administratie, aangiftes en betalingen.

7. Betaalbestanden

1. De Dienst maakt alleen een bestand dat de Klant zelf bij zijn bank kan uploaden. PEPS Media voert nooit betalingen uit.
2. De Klant controleert elke betaling, in het bijzonder de ontvanger, het IBAN en het bedrag, voordat hij de betalingen bij zijn bank goedkeurt.
3. PEPS Media is niet aansprakelijk voor onjuiste, dubbele of frauduleuze betalingen, ook niet als een gewijzigd of onjuist IBAN niet door de Dienst is gesignaleerd.

8. Diensten van derden

1. De Dienst werkt samen met diensten van derden, zoals Moneybird, banken, Ai-diensten en betaaldienstverleners. Op die diensten zijn de voorwaarden van die derden van toepassing.
2. Gebruikt de Klant een koppeling, zoals met Moneybird, dan geeft hij PEPS Media opdracht om de gegevens naar die dienst te sturen. Wat daar met de gegevens gebeurt, valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant en die derde.
3. PEPS Media is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, werking of wijzigingen van diensten van derden. PEPS Media is niet verbonden aan Moneybird.

9. Beschikbaarheid en wijzigingen van de Dienst

1. PEPS Media doet haar best de Dienst goed bereikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
2. PEPS Media mag de Dienst onderhouden, aanpassen, uitbreiden of functies stoppen. Stopt PEPS Media met de Dienst als geheel, dan meldt zij dat minimaal 60 dagen vooraf, zodat de Klant zijn credits kan gebruiken.

10. Gegevens en bewaring

1. De gegevens die de Klant uploadt, blijven van de Klant. PEPS Media verwerkt ze alleen om de Dienst te leveren, volgens de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring.
2. De Dienst is geen archief. Zonder Opslaan in account worden facturen direct na verwerking verwijderd; opgeslagen factuurbestanden worden na afloop van het volgende kwartaal verwijderd. De Klant bewaart zelf zijn administratie, ook om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.
3. De Klant staat ervoor in dat hij de documenten die hij uploadt mag gebruiken en verwerken, en dat hij zich aan de privacywetgeving houdt.

11. Gebruiksregels

De Klant gebruikt de Dienst niet in strijd met de wet of deze voorwaarden. Het is in elk geval niet toegestaan om:

• documenten te uploaden waarvoor de Klant geen toestemming heeft, of die malware bevatten;
• de Dienst te overbelasten, geautomatiseerd uit te lezen of de creditregistratie te omzeilen;
• de Dienst te kopiëren, na te bouwen, terug te ontleden of door te verkopen.

Bij overtreding mag PEPS Media het account direct blokkeren of beëindigen, zonder terugbetaling van credits.

12. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, de software, de website en de teksten blijven bij PEPS Media of haar licentiegevers. De Klant krijgt alleen een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken zolang hij een account heeft. De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen documenten en gegevens.

13. Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van PEPS Media is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan PEPS Media heeft betaald, met een maximum van € 500.
2. PEPS Media is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, boetes, naheffingen, rente, schade door onjuiste boekingen of betalingen en reputatieschade.
3. PEPS Media is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige Resultaten, of doordat de Klant Resultaten heeft gebruikt zonder ze te controleren.
4. PEPS Media is niet aansprakelijk voor schade door storingen, fouten of wijzigingen bij diensten van derden.
5. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van PEPS Media.
6. De Klant meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk 30 dagen na ontdekking schriftelijk. Elk recht op schadevergoeding vervalt 12 maanden na de gebeurtenis die de schade veroorzaakte.

14. Vrijwaring

De Klant vrijwaart PEPS Media voor aanspraken van derden, zoals leveranciers, betrokkenen of toezichthouders, die verband houden met de documenten en gegevens die de Klant uploadt of met het gebruik van de Dienst door de Klant.

15. Overmacht

PEPS Media is niet gehouden tot nakoming als zij daartoe niet in staat is door overmacht. Daaronder vallen ook storingen bij hosting, internet, Cloudflare, Ai-diensten, Moneybird, betaaldienstverleners of andere toeleveranciers, cyberaanvallen en overheidsmaatregelen.

16. Duur en beëindiging

1. De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. De Klant kan altijd stoppen en zijn account laten verwijderen via [email protected].
2. PEPS Media mag het account direct opschorten of beëindigen als de Klant deze voorwaarden overtreedt.
3. Bij beëindiging vervallen de resterende credits zonder terugbetaling, tenzij PEPS Media de Dienst als geheel stopt en de Klant zijn credits in de aankondigingstermijn van artikel 9 niet kon gebruiken.

17. Wijzigingen van deze voorwaarden

PEPS Media mag deze voorwaarden wijzigen. De nieuwe versie staat op deze pagina. Belangrijke wijzigingen meldt PEPS Media minimaal 30 dagen vooraf per email of in de Dienst. Gebruikt de Klant de Dienst daarna, dan gaat hij akkoord met de nieuwe voorwaarden.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met PEPS Media is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

19. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar [email protected].